Privacy policy

Privacybeleid

Het onderhavige Privacybeleid van Colman Advocaten is bedoeld de cliënt in te lichten over welke persoonsgegevens er worden verwerkt en de reden waarvoor wij deze gegevens verwerken en delen, hoe lang we ze bewaren en hoe u uw rechten kan uitoefenen.

Het onderhavige Privacybeleid werd opgesteld op 1 september 2020 en zal regelmatig worden bijgewerkt ter weerspiegeling van elke verandering aan wettelijke vereisten, verwerkingspraktijken of nieuwe functies die we zouden kunnen toevoegen.

Dergelijke veranderingen aan het Privacybeleid zal op de relevante website worden gepubliceerd en treedt in werking vanaf de publicatie ervan.

Inleiding

Het privacybeleid is van toepassing op de verwerking van de persoonsgegevens van:

cliënten;
leveranciers;
bezoekers;
sollicitanten;

Dit is het Privacybeleid van het Colman Advocaten, ingeschreven in de kruispuntbank der ondernemingen onder het nummer 0812557122.

De persoonsgegevens die wij verzamelen en verwerken

De persoonsgegevens die wij van u verzamelen en verwerken kunnen de volgende informatie bevatten (al die gegevens worden hierna "persoonsgegevens" genoemd):

Identificatiegegevens:

Persoonlijke identificatiegegevens: naam, titel, post- en e-mailadres (privé, werk), vroegere adressen, telefoonnummer (privé, werk), identificatiegegevens toegekend door de verwerkingsverantwoordelijke.
Identificatiegegevens, andere dan het Rijksregisternummer, uitgegeven door de overheidsdiensten: identiteitskaartnummer, paspoortnummer, rijbewijsnummer, pensioennummer, nummerplaat, … Financiële bijzonderheden:
Financiële identificatiegegevens: identificatie- en bankrekeningnummers, nummers van krediet- of debetkaarten.
Inkomsten, bezittingen, investeringen, totale inkomsten, beroepsinkomsten, spaargelden, begin- en einddatum van beleggingen, investeringsinkomsten, lasten op de activa.
Schulden, uitgaven: totale uitgaven, huurgelden, leningen, hypotheken en andere vormen van krediet.
Solvabiliteit: beoordeling van de inkomsten van het financieel statuut van de solvabiliteit.
Leningen, hypotheken, kredieten: aard van de lening, geleend bedrag, resterend te betalen saldo, aanvangsdatum, duur, rentevoet, overzicht van de betaling, bijzonderheden betreffende de waarborgen.
Uitkeringen, hulp, giften, subsidies.
Bijzonderheden betreffende de verzekeringen: aard van de verzekering, bijzonderheden betreffende de gedekte risico’s, verzekerde bedragen, periode gedurende welke de risico’s zijn gedekt, vervaldatum, al dan niet uitgevoerde of ontvangen betalingen, stand van de overeenkomst.
Financiële transacties: toegekend krediet, betalingsbewijzen, overzicht van betalingen, deposito’s en andere waarborgen.
Compensatie: bijzonderheden betreffende de geëiste compensaties, betaalde bedragen of andere vormen van compensatie.
Beroepsactiviteiten: aard van de activiteit, aard van de goederen of diensten die door de persoon worden gebruikt of geleverd, zakenrelaties.
Overeenkomsten en schikkingen: bijzonderheden betreffende de schikkingen of handelsovereenkomsten, overeenkomsten betreffende de vertegenwoordiging of juridische overeenkomsten, bijzonderheden betreffende de agenten.
In het bezit zijnde vergunningen.

Persoonlijke kenmerken:

Persoonlijke bijzonderheden: leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit.
Militaire situatie: militair statuut, militair overzicht, militaire onderscheidingen.
Immigrantenstatuut: bijzonderheden betreffende het visum, arbeidsvergunning, verblijfsof verplaatsingsbeperkingen, bijzondere voorwaarden betreffende het verblijfsrecht.

Fysieke gegevens:

Fysieke gegevens, fysieke beschrijving: grootte, gewicht, haarkleur, kleur van de ogen, onderscheidende kenmerken. Leefgewoonten:
Gewoonten: tabaksverbruik, alcoholverbruik.
Levensstijl: bijzonderheden betreffende het verbruik van goederen of diensten, gedrag van het individu of zijn familie.
Bijzonderheden betreffende de reizen en verplaatsingen: inlichtingen betreffende de vroegere verblijven en verplaatsingen, reisvisa, werkvergunningen.
Sociale contacten: vrienden, vennoten, andere betrekkingen dan die met naaste verwanten.
Bezittingen: grond, eigendommen of andere bezittingen.
In het bezit zijnde openbare mandaten: functies op het niveau van de gemeente, de provincie, het gewest of de gemeenschap of op federaal niveau, deelname aan overheidscomités of werkgroepen of bezinningsgroepen …
Klachten, incidenten of ongevallen: inlichtingen betreffende een ongeval, incident of klacht waarin de persoon die in het bestand is opgenomen betrokken is, aard van de schade of kwetsuren, betrokken personen, getuigen.
Burgerlijke en geestelijke onderscheidingen, onderscheidingen van het leger.
Gebruik van de media en communicatiemiddelen.

Psychische gegevens:

Meningen betreffende de persoonlijkheid of het karakter.

Samenstelling van het gezin:

Huwelijk of huidige vorm van samenleven: naam van de echtgenote of partner, meisjesnaam van de echtgenote of partner, huwelijksdatum, datum van het samenlevingscontract, aantal kinderen.
Maritaal overzicht: bijzonderheden betreffende de vorige huwelijken of verbintenissen, echtscheidingen, scheidingen, namen van de vroegere partners.
Bijzonderheden betreffende de andere familie- of gezinsleden: kinderen, personen ten laste, andere leden van het gezin, bloedverwanten in zijlijn, ouders en afstammelingen. Vrijetijdsbesteding en intressen:
Vrijetijdsactiviteiten en intressen: hobby’s, sport, andere interessen.

Lidmaatschappen:

Lidmaatschappen (andere dan professionele, politieke of vakbondsmaatschappen): lidmaatschappen van liefdadigheids- of vrijwilligersorganisaties, clubs, vennootschappen, verenigingen, organisaties, groeperingen, …

Woningkenmerken:

Adres waar de woning zich bevindt: aard van de woning, eigendom of gehuurd, duur van het verblijf op dit adres, huur, lasten, classificatie van de woning, bijzonderheden betreffende de valorisatie, namen van de personen die in het bezit zijn van sleutels.

Opleiding en vorming:

Academische curriculum: overzicht van de bezochte scholen, instellingen, universiteiten, aard van de gevolgde cursussen, beoogde diploma’s, examenresultaten, overige behaalde diploma’s, beoordeling van de vooruitgang die in de studies worden gemaakt.
Beroepsbekwaamheid: getuigschriften en beroepsopleidingen, speciale licenties (bestuurder, …).
Professionele ervaring: beroepsintresses, onderzoeksinteresses, academische interesses, specialisatieonderwerpen, onderwijservaring, raadplegingen.
Lidmaatschap van/deelname in beroepsorganisaties: bijzonderheden betreffende de betrokken groeperingen, comités of commissies, uitgeoefende functies, bijzondere interesses en deelnameoverzicht.
Publicaties: boeken, artikels, verslagen, gepubliceerd audiovisueel materiaal.

Beroep en betrekking:

Huidige betrekking: werkgever, titel en beschrijving van de functie, graad, datum van aanwerving, werkplaats, specialisatie of type onderneming, arbeidsmodaliteiten en - voorwaarden, vroegere functies en voorafgaande ervaring bij de huidige werkgever.
Aanwerving: datum van aanwerving, methode van aanwerving, bron van de aanwerving, referenties, bijzonderheden betreffende de proefperiode.
Beëindiging van de betrekking: datum van vertrek, reden van het vertrek, gegeven opzegtermijn, beëindigingsvoorwaarden.
Loopbaan: vorige betrekkingen en werkgevers, periodes zonder betrekking, dienstplicht.
Loon: betalingen en afhoudingen, salaris, commissielonen, boni, uitgaven, toelagen, voordelen, leningen, ingehouden belastingen, pensioenafhoudingen, vakbondbijdrage, betaalwijzen, datum van de laatste salarisverhoging.

Rijksregisternummer/identificatienummer van de sociale zekerheid

Beeldopnamen:

Cameraopname, fotografische opname, video-opname, digitale foto’s

Geluidsopnamen:

Bandopname, telefoonopname…

Gerechtelijke gegevens:

Verdenkingen en inbeschuldigingstellingen: verdenkingen van inbreuken, samenspanning met gekende misdadigers. Onderzoeken of rechtsvorderingen (burgerlijke of strafrechtelijke) die ondernomen zijn door of tegen de geregistreerde persoon.
Veroordelingen en straffen.
Gerechtelijke maatregelen: voogdijschap, voorlopige bewindvoerder, internering, plaatsing. • Administratieve sancties: - van louter disciplinaire aard; - welke kunnen worden opgelegd aan niet-ambtenaren die aan een openbare dienst hun medewerking verlenen (geneesheren, apothekers, parmedici, aannemers van openbare werken); - die aan de gebruikers van openbare diensten kunnen worden opgelegd; - welke wegens niet-nakoming van wettelijke en verordeningsbepalingen kunnen worden opgelegd.

Gegevens betreffende de gezondheid:

Lichamelijke gezondheid: medisch dossier, medisch verslag, diagnose-informatie, behandeling, analyseresultaat, handicap of gebrek, dieet; andere bijzondere vereisten in verband met de gezondheid bij de behandeling van een reis of een woning.
Psychiatrische gezondheid: medisch dossier, medisch verslag, diagnose-informatie, behandelingen, analyseresultaten.
Risicosituaties en risicogedragingen.
Gegevens met betrekking tot de gebruikte middelen en procedures voor de medische en paramedische patiëntenaanpak.

Raciale of etnische gegevens

Gegevens over het seksuele leven

Politieke opvattingen

Lidmaatschap van een politieke partij, politionele functies die worden vervuld.
Lidmaatschap van of steun aan belangengroepen of militante organisaties.

Lidmaatschap van een vakvereniging

Lidmaatschap van een vakbond of een gelijkaardige groepering vervulde functie.

Filosofische of religieuze overtuigingen

***

De gegevens die wij over u bewerken zijn gegevens die u ons rechtstreeks hebt bezorgd, of gegevens die wij verkregen hebben via één van de volgende bronnen:

publicaties of databanken beschikbaar gemaakt door officiële instanties (bv. het Belgische Staatsblad, Rijksregister, enz.);
diensverlener (bv. gerechtsdeurwaarder);
websites of social mediapagina’s die informatie bevatten die u zelf hebt publiek gemaakt;
databanken die door derdenpartijen publiek gemaakt werden.

Specifieke gevallen van verwerking van persoonsgegevens

In bepaalde omstandigheden verzamelen en gebruiken wij persoonsgegevens van individuen met wie we een rechtstreekse relatie zouden kunnen hebben (zoals potentiële cliënten) of gehad hebben.

In sommige gevallen verzamelen we ook informatie over u, terwijl u geen directe relatie met ons hebt, bv. indien een klant, een dienstverlener of een derde partij ons informatie over u verstrekt, bv. in uw hoedanigheid van:

familielid;
mede kredietnemer/borg;
(wettelijke) vertegenwoordiger;
begunstigde van betalingstransacties door onze cliënten uitgevoerd;
begunstigde van een verzekeringspolis;
uiteindelijke begunstigde;
schuldenaar;
aandeelhouder;
werknemer;
tegenpartij in het kader van een (juridisch) geschil.

Correctheid van de verwerkte persoonsgegevens

Door het mededelen van uw persoonsgegevens garandeert u dat deze juist en volledig zijn.

De verantwoordelijkheid voor het meedelen van de valse identiteit, onvolledige of onjuiste gegevens, ligt geheel bij diegene die de persoonsgegevens meegedeeld heeft.

Indien u persoonsgegevens van derden aan ons meedeelt, garandeert u de noodzakelijke toestemming te hebben verkregen van de betrokkenen en vrijwaart u Colman Advocaten expliciet voor enige schade of verhaal van derden op basis van het privacyrecht van die betrokken derden.

Waarom en op welke basis worden de persoonsgegevens verwerkt

Colman Advocaten verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens voor diverse doeleinden en op basis van diverse gronden. Per doeleinde zullen alleen de relevante gegevens verwerkt worden.

Hieronder worden de diverse rechtsgronden en doeleinden weergegeven.

Algemene persoongegevens:

Om een overeenkomst uit te voeren of om de nodige stappen te ondernemen op uw verzoek vooraleer een overeenkomst aan te gaan. Voorafgaand aan het sluiten van een samenwerkingsovereenkomst, is Colman Advocaten verplicht om bepaalde gegevens te verwerken teneinde het sluiten van een overeenkomst te kunnen beoordelen. Indien de noodzakelijke gegevens door u niet worden verstrekt, dan kan Colman Advocaten beslissen om geen samenwerkingsovereenkomst met u aan te gaan. Eens een samenwerkingsovereenkomst gesloten is, worden alle gegevens verwerkt die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van die overeenkomst.
Om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Wij verwerken uw persoonsgegevens om te voldoen aan verschillende wettelijke en reglementaire verplichtingen, waaronder:
- het voorkomen van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme;
- het bestrijden van belastingsfraude en het naleven van belastingscontroles- en meldingsverplichtingen;
- het antwoorden op een officieel verzoek van een gemachtigde publieke of gerechtelijke instantie;
- boekhoudkundige verwerking.
Om de vitale belangen van u of van een andere natuurlijke persoon te beschermen.
Voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of die van een derde. Wij gebruiken uw persoonsgegevens om onze diensten te kunnen verstrekken en om onze rechten te verdedigen, met inbegrip van:
- het bewijzen van transacties;
- fraude preventie;
- IT-beheer;
- infrastructuurbeheer;
- bedrijfscontinuïteit;
- IT-beveiliging.
- De uitoefening en de verdediging van de rechten van Colman Advocaten, bv. bij geschillen
- Bij gehele of gedeeltelijke reorganisatie of overdracht van activiteiten indien Colman Advocaten haar bedrijfsactiviteiten reorganiseert of overdraagt. Dit kan betekenen dat uw gegevens aan een nieuwe entiteit of derden middels welke de bedrijfsactiviteiten van de Colman Advocaten geheel of gedeeltelijk worden uitgevoerd, overgedragen worden.
Indien u toestemming hebt gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor één of meerdere specifieke doeleinden.

Bijzondere categorieën:

Voor verwerking van persoonsgegevens waaruit ras of ethnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van gegevens over gezondheid, of gegevens m.b.t. iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid, is de verwerking steeds gesteund op één van de volgende rechtsgronden:

Indien u uitdrukkelijk toestemming gegeven hebt voor de verwerking van deze persoonsgegevens voor één of meer welbepaalde doeleinden.
Indien de verwerking noodzakelijk is met het oog op de uitvoering van verplichtingen en de uitoefening van specifieke rechten van Colman Advocaten of de betrokkene op het gebied van het arbeidsrecht en het sociale zekerheids- en sociale beschermingsrecht.
Indien de verwerking noodzakelijk is ter bescherming van de vitale belangen van u of van een andere natuurlijke persoon, indien de betrokkene fysiek of juridisch niet in staat is zijn toestemming te geven.
Indien de verwerking betrekking heeft op persoonsgegevens die kennelijk door de betrokkene openbaar gemaakt zijn.
Indien de verwerking noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Met wie worden de persoonsgegevens gedeeld

Om de hoger vermelde doeleinden te vervullen, delen wij uw persoonsgegevens enkel mee aan:

medewerkers van Colman Advocaten;
dienstverleners die namens ons diensten verlenen (gerechtsdeurwaarder, experten, IT-verantwoordelijke, …);
onafhankelijke agenten, tussenpersonen of makelaars;
banken, verzekeringen en andere financiële instanties;
gerechtelijke instanties, overheid- of publieke instanties, op verzoek en voor zover wettelijk toegestaan;
bepaalde gereglementeerde beroepen zoals (andere) advocaten, notarissen of bedrijfsrevisoren.

Doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese economische ruimte (EER)

In geval van internationale doorgifte van gegevens vanuit de EER naar een land buiten de EER dat de Europese Commissie heeft erkend als land met een passend niveau van gegevensbescherming, worden uw persoonsgegevens doorgegeven op deze basis.

Voor doorgiftes naar landen buiten de EER die niet erkend zijn door de Europese Commissie als landen met een passend niveau van gegevensbescherming, zullen wij ofwel ons beroepen op een afwijking die van toepassing is op een specifieke situatie (bv. wanneer de doorgifte noodzakelijk is om onze overeenkomst met u uit te voeren, zoals het uitvoeren van een internationale betaling), ofwel voldoende waarborgen implementeren om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens worden beschermd.

Hoelang worden de persoonsgegevens bijgehouden

Uw persoonsgegevens worden bewaard zolang vereist is om te voldoen aan de toepasselijke wetten en regels of zolang vereist is in het kader van de uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst. De advocaat is in elk geval verplicht om het dossier dat geopend werd na het sluiten van de samenwerkingsovereenkomst, gedurende een termijn van 5 jaar bij te houden te rekenen vanaf het beëindigen van het mandaat van de advocaat.

Hoe we uw persoonsgegevens verwerken

Uw persoonsgegevens kunnen rechtstreeks van u worden verzameld wanneer u ons uw persoonsgegevens verstrekt.
Uw persoonsgegevens kunnen worden verzameld van derden wanneer we: Bijv.: Wanneer een andere partij ons uw persoonsgegevens overmaakt; om achtergrondinformatie na te gaan; wanneer we communiceren met overheidsinstanties of andere openbare instellingen.
Uw persoonsgegevens zouden kunnen worden verzameld op basis van publiek beschikbare bronnen zoals: Bijv.: een openbaar rechtspersonenregister, een openbaar personenregister, enz.

Op welke manier maken wij gebruik van uw persoonsgegevens?

Colman Advocaten kan uw persoonsgegevens verwerken in de volgende omstandigheden:

Om een overeenkomst uit te voeren: als de verwerking nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst waarin u betrokken partij bent of om op uw verzoek maatregelen te nemen voorafgaand aan het afsluiten van een overeenkomst.
Om een wettelijke verplichting na te leven.
Voor zijn rechtmatige belangen: als dat nodig is in het belang van Colman Advocaten of een derde partij en als dergelijke belangen niet in strijd zijn met uw fundamentele rechten.
Als u uw toestemming hebt gegeven of uitdrukkelijk hebt ingestemd met de verwerking van de persoonsgegevens. Voor welke doeleinden verwerken we uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens zullen worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

Om juridisch advies of andere diensten te verstrekken aan onze (potentiële) cliënten en om onze zakelijke relaties met u of uw organisatie te beheren (zoals de facturatie, boekhouding, audit, invordering, betaling, tewerkstelling en andere ondersteunende diensten).
Om te handelen in overeenstemming met onze wettelijke en regelgevende verplichtingen, zoals het uitvoeren van controles in het kader van de informatie over uw klant, de anti-witwaspraktijken en sancties.

Daarenboven kunnen we uw persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

Met u communiceren over de juridische ontwikkelingen, evenementen, producten of diensten die door Colman Advocaten worden aangeboden en die relevant zijn voor u (zoals via nieuwsbrieven, meldingen, uitnodigingen tot evenementen, enz.).
Enquêtes of marketingmateriaal verspreiden.

Uitwisseling van uw persoonsgegevens

Alle persoonsgegevens die wij van u verzamelen kunnen ook worden overgedragen aan derden (zoals (onder)aannemers, andere adviseurs, juridische instellingen en derden die bij uw zaak betrokken zijn) die zowel binnen als buiten de Europese Unie zijn gevestigd om een verwerkingsovereenkomst uit te voeren op basis van uw instemming of omdat dit wordt vereist door de toepasselijke wet- en regelgeving. Voor gegevens die worden verwerkt buiten de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte, past Colman Advocaten de standaard contractuele bepalingen toe die door de Europese Commissie werden vastgelegd.

Beveiliging

Colman Advocaten beveiligt uw persoonsgegevens via verschillende technische en organisatorische maatregelen zoals firewalls, verzekerde servers en gegevensverwerkingsovereenkomsten afgesloten met derden.

Uw rechten

Onder voorbehoud van de bepalingen en voorwaarden voorzien door de toepasselijke wetgeving, kunt u met Colman Advocaten contact op nemen om de volgende rechten uit te oefenen:

U hebt het recht om te worden ingelicht over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken.
U hebt het recht om uw persoonsgegevens in te zien - U hebt het recht om een bevestiging te ontvangen over het feit of uw persoonsgegevens al dan niet worden verwerkt en om, in voorkomend geval, uw persoonsgegevens in te zien.
U hebt op elk ogenblik het recht om uw persoonsgegevens te laten verbeteren. Hierdoor kan u onnauwkeurige of onjuiste persoonsgegevens die Colman Advocaten verwerkt aanpassen of verbeteren.
U hebt het recht om te verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen. Hierdoor kan u de persoonsgegevens die Colman Advocaten verwerkt permanent verwijderen. Colman Advocaten is niet altijd verplicht om uw persoonsgegevens op uw verzoek te verwijderen. Dit recht is enkel van toepassing in de gevallen en in de mate voorzien door de wet.
U hebt het recht om de verwerking van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben, te beperken. Hierdoor kan u het gebruik van uw persoonsgegevens door Colman Advocaten 'bevriezen', zonder deze te verwijderen. Colman Advocaten is niet altijd verplicht om de verwerking van uw persoonsgegevens op uw verzoek te verwijderen. Dit recht is enkel van toepassing in de gevallen en in de mate voorzien door de wet.
U hebt ten alle tijde het recht om uw instemming in te trekken wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens plaatsvindt op basis van uw instemming.
U hebt ten alle tijde het recht om bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor doeleinden van rechtstreekse marketing. U kunt uw instemming intrekken of uw voorkeuren in verband met nieuwsbrieven, meldingen en uitnodigingen op elk ogenblik wijzigen door te klikken op "uitschrijven"
U hebt het recht op de overdraagbaarheid van gegevens. Hierdoor kan u uw persoonsgegevens eenvoudig van de ene gegevensbeheerder naar een andere verplaatsen, kopiëren of overdragen. Dit recht kan slechts worden uitgeoefend wanneer de verwerking plaatsvindt op basis van een overeenkomst die met u werd afgesloten.

Als u vragen of klachten heeft over dit Privacybeleid of als u uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens die door Colman Advocaten worden verwerkt wenst uit te voeren, kunt u uw verzoek verzenden aan Colman Advocaten via info [at] colmanadvocaten.be (info[at]colmanadvocaten[dot]be)

Indien u meent dat uw rechten, in uw hoedanigheid van betrokkene, werden geschonden, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de betrokken Gegevensbeschermingsautoriteit.